5 Contoh Surat Undangan Rapat Berbagai Tema

Bindonline.com – Seperti apa contoh surat undangan rapat yang benar? Surat undangan rapat merupakan salah satu surat resmi yang dikeluarkan oleh organisasi, intansi, atau institusi. Rapat merupakan sebuah kegiatan yang diselenggarakan untuk membahas suatu isu tertentu. Rapat sebenarnya mirip dengan musyawarah dimana di dalam rapat itu sendiri semua pihak berhak menuangkan ide dan gagasannya sesuai dengan topik yang dibicarakan.

Misalnya rapat untuk persiapan launching produk baru, atau rapat untuk menentukan aturan perusahaan, dan lain sebagainya. Orang-orang yang berhak mengikuti rapat bukan sembarang orang. Ada pihak-pihak tertentu yang memang diperlukan untuk hadir dalam rapat tersebut karena mereka menduduki jabatan penting atau orang tersebut memang dipercaya mampu memberikan saran dan solusi tentang topik yang didiskusikan.

Orang-orang tersebut biasanya hadir ke ruang rapat setelah memperoleh pemberitahuan berupa surat undangan rapat. Berikut ini kami akan memberikan informasi kepada anda tentang beberapa contoh undangan rapat yang dapat anda jadikan sebagai referensi. Dengan begitu, anda bisa membuat surat undangan rapat anda sendiri setelah mengetahui contoh-contoh yang kami berikan.

Apa Itu Surat Undangan Rapat?

Surat undangan rapat merupakan surat yang di dalamnya berisi informasi ajakan untuk mengikuti rapat untuk membahas permasalahan atau isu tertentu. Sebelum membuat surat undangan rapat,  anda harus mengetahui apa saja hal-hal yang nantinya akan menjadi pembahasan di dalam rapat tersebut. Kemudian, anda baru menentukan siapa saja orang-orang yang memang diperlukan untuk hadir mengikuti rapat yang akan diselenggarakan.

Jika anda sudah melakukan dua hal tersebut, maka langkah anda selanjutnya adalah membuat surat undangan rapat. Yang harus anda ketahui bahwa surat ini harus diberikan dalam kurun waktu beberapa hari sebelum acara rapat dimulai. Minimal anda memberikannya kurang lebih 3 hari sebelum hari H. Tujuannya agar peserta atau anggota rapat dapat mempersiapkan semua hal yang diperlukan untuk acara rapat tersebut.

Oleh karena itu, bagi anda yang memiliki tugas membuat surat undangan rapat atau bagian menyebarkan surat ini, pastikan anda tidak memberikan surat ini secara mendadak. Jika anda malah mengirimkan surat ini secara mendadak, kemungkinan orang yang anda undang tidak dapat hadir dengan berbagai faktor.

Bagian-Bagian Dalam Surat Undangan Rapat

Sama halnya dengan surat permohonan, surat undangan rapat juga memiliki bagian-bagian sendiri. Anda harus memahami setiap bagian tersebut agar nanti anda bisa membuat surat undangan rapat yang benar sesuai dengan ketentuan. Lalu apa saja bagian-bagian di dalam surat undangan rapat? Berikut ini jawabannya.

  • Kop Surat
    • Kop surat merupakan bagian pertama di dalam surat undangan rapat.
    • Bagian ini berisi kop surat perusahaan, organisasi, atau instansi terkait.
  • Nama Kota Serta Tanggal
    • Setelah kop surat, bagian yang kedua di dalam surat undangan rapat adalah nama kota dengan tanggal.
    • Untuk penulisannya biasanya seperti ini, Surabaya, 15 Agustus 2020.
  • Nomor Surat
    • Karena surat undangan rapat merupakan surat resmi, maka harus ada yang namanya nomor surat.
    • Nomor surat ini harus mengacu pada siapa yang mengeluarkan surat ini. Fungsi pemberian nomor surat agar nanti surat tersebut dapat diarsip.
  • Lampiran
    • Anda bisa mengosongkan bagian ini jika memang tidak ada yang perlu dilampirkan.
    • Jika ada lampirannya, maka bisa menyebutkan berapa banyak lampiran yang disertakan di dalam surat undangan rapat.
  • Perihal
    • Bagian ini isinya tentang informasi singkat atau inti dari pembahasan di dalam rapat yang akan diselenggarakan.
    • Tujuannya untuk memberikan informasi singkat seputar topik yang akan dibicarakan.
  • Tujuan
    • Berisi tentang nama seseorang atau kelompok yang dituju.
    • Dalam hal ini yakni orang yang diundang untuk mengikuti rapat.
  • Salam Pembuka
    • Sama dengan surat yang lainnya, surat undangan rapat juga memiliki salam pembuka.
    • Salam pembuka bisa bermacam-macam, tergantung keperluan.
  • Isi Surat
    • Bagian ini adalah bagian terpenting. Anda dapat memberikan informasi seputar apa saja hal-hal yang akan dibahas di dalam rapat.
    • Selain itu, isi rapat juga memberi informasi tentang kapan dan dimana pelaksanaan rapat tersebut.
  • Penutup
    • Jika ada salam pembuka, maka sudah pasti ada salam penutup. Isinya adalah ucapan terima kasih dan harapan agar pihak yang menerima surat ini berkenan untuk hadir mengikuti rapat.
    • Maka dari itu, ketika anda menulis bagian penutup, pastikan ada ucapan terima kasih dan permintaan agar para undangan rapat berkenan hadir.
  • Nama serta Tanda Tangan
    • Biasanya diisi oleh nama pimpinan dari pengirim surat.
    • Selain itu, harus ada tanda tangan yang menjadi bukti bahwa nama tersebut benar-benar orang yang mengundang rapat.
  • Stempel
    • Jangan lupa surat yang anda buat tersebut harus diberi stempel.
    • Tujuannya sebagai bukti bahwa surat ini memang merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi tempat anda bekerja.
    • Jika sampai anda tidak mencantumkan stempel, maka kemungkinan surat yang anda buat tersebut akan dipertanyakan.

Contoh Surat Undangan Rapat yang Benar

Setelah kami memberikan penjelasan tentang pengertian dan apa saja elemen di dalam surat undangan rapat. Berikut ini kami akan memberikan beberapa contoh surat undangan rapat. Berdasarkan contoh inilah nanti anda bisa mencari kira-kira surat undangan rapat seperti apa yang anda perlukan. Anda dapat menjadikan surat ini sebagai bahan masukan untuk mengetahui bagaimana surat undangan rapat yang benar.

1. Contoh surat undangan rapat kerja

Contoh surat undangan rapat kerja

Contoh surat undangan rapat kerja

2. Contoh surat undangan rapat kenaikan kelas

Contoh surat undangan rapat kenaikan kelas

Contoh surat undangan rapat kenaikan kelas

3. Contoh surat undangan rapat koordinasi

Contoh surat undangan rapat koordinasi

Contoh surat undangan rapat koordinasi

4. Contoh surat undangan rapat desa

Contoh surat undangan rapat desa

Contoh surat undangan rapat desa

5. Contoh surat undangan rapat koordinasi desa

Contoh surat undangan rapat koordinasi desa

Contoh surat undangan rapat koordinasi desa

Itulah beberapa contoh surat undangan rapat dengan berbagai macam topik yang akan dibicarakan. Sebenarnya membuat surat ini tidak sulit seperti yang kita bayangkan. Yang terpenting anda tahu kebutuhan surat undangan tersebut dan seperti apa format surat undangan rapat yang akan anda buat.

Leave a Reply